De meest voorkomende bron van gedoe

In een recent stuk van columnist Japke D-Bouma het stuk ‘Hoe herken je een slechte werkgever? Nou, dat was smullen. Het laat zien dat het niet overal op de werkvloer lekker loopt. Veel leidinggevenden op hun beurt hebben ook last van gedoe op de werkvloer. De schuld wordt dan gezocht bij de medewerker(s) zelf. Toch is de oorzaak onschuldiger dan het lijkt. De meest voorkomende bron van gedoe in teams komt namelijk door rolonduidelijkheid.

Uit onderzoek van Effectory is gebleken dat slechts 55% van de vrouwen en 51% van de mannen het gevoel hebben dat hun rol duidelijk is.

Ik omschrijf in dit artikel 3 effecten van rolonduidelijkheid en wat je kunt doen:

1. Persoonlijke stress – waardoor iemand gefrustreerd raakt, minder productief is en de sfeer kapot maakt, mogelijk uitvalt of ontslag neemt
2. Veel afstemmingstijd – het team wordt minder productief is, er veel tijd nodig van de leidinggevende
3. Irritaties – energie gaat op aan geroddel waardoor het hele team minder productief is met mogelijk uitval of vertrek als gevolg

Effecten 1: Persoonlijke stress

Een leider waar ik mee werk gebruikte de metafoor ‘swimming lanes’ toen we zochten naar de waarde van duidelijke rollen in zijn organisatie. Als elke zwemmer een eigen baan heeft om in te zwemmen kunnen ze lekker door.

Als medewerkers niet goed weten wat ze moeten doen, leidt dat tot veel onnodige stress. Het maakt onzeker. Mensen willen het namelijk graag goed doen. Ze missen de kaders om met autonomie te werken. Ook ontbreekt de afstemming tussen gevraagde competenties met het eigen beeld van de competenties. Dat creëert drijfzand onder het zelfvertrouwen en een gevoel van psychologische onveiligheid.

> Wat kun je doen om stress te verminderen?

Als HR manager of leidinggevende is het goed om jaarlijks een APK te doen samen met medewerkers op functieprofielen. Zij ze duidelijk? Zijn we nog actueel?

Ook zie ik nog veel bedrijven waar geen competentiehuis staat en/of gevraagde competenties niet aan een functie(niveau) zijn gekoppeld. Dat is geen enorm project en geeft meteen veel houvast.

Maak functiestress of rolonduidelijkheid expliciet bespreekbaar door het op te nemen in het ‘script’ voor de beoordelingscyclus.

Bied een kort coachingstraject aan om zelfvertrouwen te versterken en te werken aan vaardigheden om het gesprek beter aan te gaan.

Effect 2: Veel afstemming

Als de rolverdeling niet helder is moeten teamleden steeds afstemmen wie wat doet en waarom. Er ontstaat onbedoeld rolcompetitie omdat mensen elkaars krenten willen opsnoepen.

In de zwemsport word je gediskwalificeerd als je uit je baan zwemt. Daar is het zichtbaar als het gebeurt. In organisaties is het vaak subtieler. In kleine micro momentjes wordt eerst onderling signalen afgegeven, vaak later met de manager erbij die als scheidsrechter tussen mensen komt te staan. De tijd die in afstemming gaat zitten gaat verloren aan het eigenlijke werk.

> Wat kun je doen om efficiency te verhogen

Ook hier helpen heldere functieprofielen met als aanvulling de communicatie over de functieprofielen. Vaak is een team sessie hier een mooi moment voor in een werkvorm waarin ieders functieomschrijving en bijdragen weer wordt aangescherpt.

Het hebben van een gedragen teamverhaal helpt ook. Als de neuzen dezelfde kant op staan en mensen weten hoe ze daar aan bijdragen dan loopt de samenwerking beter.

Wacht met het gesprek over rolverwarring niet tot de beoordelingscyclus. In ene team waar vertrouwen goed is zal er openheid zijn om het sneller bespreekbaar te maken.

Effect 3: Onderlinge irritaties

In het voorbeeld van de ‘zwem banen’ betekent het wisselen tussen de lanen automatisch tot vervelende botsingen.

In de zwemsport wordt je gediskwalificeerd als je uit je baan zwemt. In organisaties is het vaak minder zichtbaar en gaan kleine irritaties ondergronds. Die irritaties komen in vage bewoordingen op in medewerkers tevredenheidsonderzoek.

Ineens vliegen twee mensen in je team elkaar in de haren. Waarom? Vraag maar door. Weten mensen wat er van ze verwacht wordt? En weten ze het van elkaar?

> Wat kun je doen om onderlinge irritaties te verminderen?

Laat kleine irritaties niet oplopen. Werk aan een aanspreekcultuur. Ga het gesprek aan en vraag door. Vaak zit er achter de irritaties een heel verhaal. Die je het niet dan heb je kans op symptoombestrijding.

Als leidinggevende is het niet altijd mogelijk om het hele verhaal op tafel te krijgen simpelweg omdat er een hiërarchische lijn mee speelt. Vraag dan een extern iemand in om te luisteren naar de verhalen. Laat die ook met andere teamleden spreken, vaak ligt er een breder verhaal aan ten grondslag.

Meer weten?

Hulp nodig bij een van de oplossingen? Ik kan helpen met een APK op functieprofielen, begeleiding van een team sessie, het maken van een teamverhaal, samen met de directie opstellen van een inspirerende strategie, interviews met medewerkers houden, het opzetten van een competentiehuis, ondersteunen met een coachingstraject.

Stuur me een bericht via info@yacoaching.nl of plan een klikgesprek zodat ik met je mee kan denken: Bel gewoon 030 200 6918 of plan gratis een kort gesprek in  https://calendly.com/yacoaching/kennismakingsgesprek